+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как подготовить личные дела сотрудников для сдачи в архив

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот. Личные дела сотрудников

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Личное дело формируется в течение всего времени работы работника на предприятии, в учреждении, организации далее — предприятие любой формы собственности: от приема его на работу до увольнения. После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии.

Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте.

Эти сведения вносят в приложение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. Обратить внимание. Требования к оформлению личных и других дел, касающихся кадровых вопросов. Все дела по кадровым вопросам со времени создания и ко времени передачи их в архив предприятия хранятся по месту формирования в соответствующих структурных подразделениях предприятия согласно номенклатуре дел.

Так, расчетно-платежные ведомости лицевые счета по заработной плате работников хранят в финансовой службе бухгалтерии предприятия. Оформление дел по кадровым вопросам возлагается на работников кадровой службы при методической помощи работников архива предприятия.

Оформление дела предусматривает:. Отметим, что с целью обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов по делу все его листы, кроме листов внутренней описи и удостоверяющей надписи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумеровщиком.

Листы внутренней описи документов дела нумеруют отдельно. Применять чернила, пасту или цветные карандаши для нумерации листов дела запрещено. При этом листы дел в каждом томе части следует нумеровать отдельно. При наличии иллюстративных документов, в частности фотографий, которые являются отдельными листами дела, их нумеруют на обратной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дела конверты с заключениями нумеруются валовой нумерацией листов дела, при этом сначала нумеруют конверт, а затем каждое вложение в нем.

Подшитые в дела документы с собственной нумерацией листов хранят такую нумерацию, только если она соответствует последовательности расположения листов по делу. Если есть много ошибок в нумерации листов дела, допущенных работником кадровой службы при формировании дела, их перенумеровывают при подготовке к передаче в архив предприятия.

При этом старые номера зачеркивают одной черточкой наискосок и рядом ставят новый номер листа. Внутреннюю опись составляют на отдельном листе по форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их регистрационные индексы, даты, заголовки и номера листов, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи обязательно делают итоговую запись, в которой цифрами и буквами приводят количество документов, которые включены в опись, и количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись должен подписать ее составитель. С целью учета количества листов по делу и фиксации особенностей их нумерации составляют удостоверяющую надпись дела. Удостоверяющую надпись оформляют на отдельном листе, который размещают в конце дела. Удостоверяющую надпись подписывает лицо, которое его составило. В случае большого объема перенумерации листов по делу в конце его составляют новую удостоверяющую надпись.

Старую удостоверяющую надпись зачеркивают, однако она хранится по делу постоянно. Дела по кадровым вопросам следует оправлять в твердую обложку. Во время оправки или подшивки документов дела не позволяется касаться их текста. Если же текст документов напечатан слишком близко к левому краю листов, нужно нарастить корешки документов бумагой того же качества, что и носители текста документов.

Перед передачей дел в архив предприятия должно быть внимательно проверено соответствие заголовков дел на обложках содержания подшитых документов. На обложках дел обязательно проставляют даты документов, помещенных в каждое дело.

Если же дело состоит из нескольких томов частей , на каждом из них проставляют крайние даты документов. Желательно отмечать точные календарные даты, т. При этом число и год следует помечать арабскими цифрами, а название месяца писать словами. На обложке дела указывают его номер по описи, а также, по согласованию с архивом предприятия, — номер описи и номер архивного фонда, в котором в дальнейшем будет храниться это дело. В случае изменения наименования предприятия или его структурного подразделения за период работы должностного лица, в течение которого отложили документы в его личном деле, на обложке дела указывают новое наименование предприятия структурного подразделения , а предыдущее берут в скобки.

Порядок передачи личных и других дел, касающихся кадровых вопросов, в архив. Описи дел как предприятия в целом для предприятий с централизованным формированием и хранением дел , так и для каждого структурного подразделения отдельно для крупных предприятий со сложной структурой составляют по установленной Правилами работы архивных подразделений форме.

Описи дел ведут в течение нескольких лет с единой сплошной нумерацией дел. Дела каждого года составляют годовой раздел описи. В конце описи делают итоговую запись с указанием цифрами и буквами количества дел, которые значатся по описи, первого и последнего номеров дел по описи, а также обусловливают особенности нумерации дел в описи литерные и пропущенные номера дел.

В годовой раздел описи вносят также дела, не завершенные в течение календарного года. Опись дел структурного подразделения подписывает составитель с указанием должности, согласовывает с руководителем делопроизводственной службы и утверждает руководитель структурного подразделения. Эта опись должна быть составлена в двух экземплярах, первый из которых передают вместе с делами в архив предприятия, а второй оставляют как контрольный экземпляр в структурном подразделении.

Принимает каждое дело работник архива предприятия в присутствии должностного лица, которое сдает документы. При этом в каждом экземпляре описи дел проставляют отметки о приеме того или иного дела.

В конце каждого экземпляра описи цифрами и буквами проставляют отметки о фактическом количестве дел, которые передают в архив предприятия, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел, а также подписи лиц, которые сдавали и принимали дела. Дела в архив должны доставлять работники структурных подразделений, а не работники архива предприятия.

Требования к оформлению годового раздела описи дел по кадровым вопросам. В архиве предприятия на основании описей дел структурных подразделений составляют годовые разделы сводных описей дел всего предприятия.

Заголовки дел в описи следует систематизировать по номинальному признаку в такой последовательности:.

Личные дела и лицевые счета должны быть внесены в опись по году увольнения работника и систематизированы по алфавиту фамилий уволенных граждан.

Состав документов личного дела Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии.

Оформление дела предусматривает: нумерацию листов по делу; составление внутренней описи документов дела и удостоверяющей надписи дела; подшивку или оправку дела; оформление обложки титульного листа дела.

Обложки дел оформляют по установленной Правилами работы архивных подразделений форме. Надписи на обложках дел следует делать четко светостойкими чернилами или пастой. Также полностью следует воспроизводить заголовок на каждом новом листе описи; дела по кадровым вопросам вносят в опись по алфавиту, тематике, хронологии. Требования к оформлению годового раздела описи дел по кадровым вопросам В архиве предприятия на основании описей дел структурных подразделений составляют годовые разделы сводных описей дел всего предприятия.

Размещение рекламы на портале. Добро пожаловать. Мониторинг законодательства. Библиотека статей. Поиск и отбор персонала. Обучение и развитие персонала. Мотивация персонала. Адаптация персонала. Корпоративная культура. Практическая психология. Инструменты HR-менеджера. Управление компанией.

Технологии управления. Профессиональная классификация. Безопасность компании. Трудовое законодательство. Практика кадровика. Нормативная база. Образцы документов. Книжная полка. Кто есть кто. Алфавитный указатель. Тематический указатель. Размещение рекламы. Наши партнеры. Новые материалы. Упражнения, которые улучшат вашу память. Подписаться на рассылку. Календарь событий. Ноябрь Все события. Источник: HR-Лига. Отправить другу Версия для печати.

Штатний розпис: розроблення, форма, поради, приклади. Нюансы расчета зарплаты в примерах. Издания для профессионалов. Свежий номер О журнале Архив журнала Подписаться Форум эйчаров. Купить систему Получить демодоступ.

Подготовка личного дела к сдаче в архив

Мне предстоит сдать в архив личные дела всех сотрудников, кроме генерального директора, в связи с переводом их к другому работодателю. Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив? Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства. При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ статья 65 о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора. Согласно п. Личное дело должно содержать не более листов, при толщине не более 4 см.

2) при подготовке дел к сдаче в архив организации или к последующему Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Личные дела работающих сотрудников, как правило, хранятся в отделе кадров предприятия. Вместе с тем, в архиве предприятия остаются и личные дела уже уволенных сотрудников. Как правильно должна происходить архивация личных дел уволенных сотрудников, и где они должны храниться? В ней указывается перечень документов, входящих в дело, регистрируются новые документы и вносятся сведения об изъятии текущих. Все документы в личном деле подшиваются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением, а последним документом является приказ об увольнении работника. Личные дела уволенных сотрудников подлежат архивации и хранятся в специальных архивах отдела кадров на предприятии. Если предприятие не имеет собственных площадей для организации архива, личные дела уволенных сотрудников можно сдать на депозитарное хранение. На личные дела уволенных сотрудников должна быть составлена отдельная опись, а сами личные дела и карточки уволенных сотрудников систематизируются по дате увольнения и затем, в каждом полученном массиве, по алфавиту. Срок хранения личных дел уволившихся сотрудников составляет лет. В зависимости от даты увольнения.

Как сдать личное дело в архив

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их.

Личное дело формируется в течение всего времени работы работника на предприятии, в учреждении, организации далее — предприятие любой формы собственности: от приема его на работу до увольнения. После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Формирование дел в службе кадров. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации при его наличии и службы делопроизводства организации.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

По общему правилу организации не обязаны вести личные дела сотрудников. Исключение — государственные и муниципальные служащие ст. Тем не менее, организация вправе вести личные дела сотрудников добровольно. Прописать такую обязанность следует в локальных нормативных актах. Если компания ведет личные дела, она обязана соблюдать ряд правил. Одно из них — дела уволившихся сотрудников надо сдавать на хранение в архив ст. Таким образом, архивирование личных дел уволенных сотрудников обязательно в двух случаях.

Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? Какие документы необходимо оформить? Должны ли быть.

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. smilexheavo

    Спасибо за инфу вы не первый кто спасает нас от лохотронщиков

  2. Руфина

    Здравствуйте Тарас. Мне пришла в голову мысль объявить всеукраинский челенж, суть: находишь по дороге полицейский Приус разгоняешься и валишь своей евробляхой его в бок почему-то евробляха загорается вместе с приусом, никто естественно не пострадал кроме автомобилей, на вопрос почему так случилось, ответ: собака дорогу перебегала, трезвый водитель отвлекся и всё. Вопрос какие могу быть последствия?

  3. Таисия

    Питання не по темі відео, але цікаво тому що тема актуальна.

  4. Аграфена

    Думаю это решили свои бюджеты поправить. Попробуй в украинских судах обжаловать эту писульку. А тем более штрафплощадку. Только бери и плати.